Tampil Profesional saat Presentasi dengan 6 Shortcut Powerpoint

Oleh: Phara Sotya Satria

Tidak ada jalan pintas untuk menyampaikan presentasi dengan baik. Mulai dari mempersiapkan materi dan slide presentasi sampai membawakannya di hadapan audience, semua membutuhkan kerja keras dan juga latihan. Tidak jarang persoalan teknis software juga menjadi kendala, ketika berdiri di muka audience kita kerap menghabiskan waktu untuk mencari tombol untuk memulai slideshow, melompati slide, dan lain sebagainya. Namun untungnya ada jalan pintas (shortcut) yang disediakan oleh software presentasi seperti Powerpoint untuk membuat slide kita tampil mulus di hadapan audience.

Jika membawakan presentasi dari laptop, maka shortcut keyboard menjadi penting untuk kita kuasai. Pertama, shortcut membantu mengurangi tekanan mental yang disebabkan persoalan teknis sehingga kita bisa fokus pada hal yang lebih penting, yakni menyampaikan pesan kepada audience. Kedua, mendemonstrasikan kepiawaian menavigasikan slide presentasi tanpa menyentuh mouse/touchpad akan membuat anda tampak profesional dan meyakinkan.

Jika menggunakan software Powerpoint, kita cukup kuasai beberapa shortcut berikut yang sangat berguna ketika menampilkan presentasi dalam slideshow mode:

Infografis Tampil Profesional saat Presentasi dengan 6 Shortcut Powerpoint

1. “F5” – memulai slideshow dari slide pertama. Berapa banyak waktu yang kita butuhkan untuk menggeser mouse menuju tombol slideshow di pojok kanan bawah powerpoint? Belum lagi icon tombol itu sangat kecil hingga kadang sulit dilihat. Bandingkan dengan hanya menekan F5, maka seketika presentasi kita muncul di layar dan kita dapat melakukannya tanpa memutus kontak mata dengan audience.

2. “Shift + F5” – memulai slideshow dari slide spesifik. Bayangkan jika pembicara sebelum kita menyampaikan masalah dan solusi yang sama dengan yang akan kita presentasikan tapi kita memiliki model bisnis yang lebih baik. Akan lebih efektif dan tidak membosankan jika sebelum memulai slideshow kita memilih slide model bisnis lalu gunakan shortcut ini.

3. “Ketik nomor slide + Enter” dalam slideshow mode – melompati slide. Ketika membawakan presentasi, topik tidak selalu berjalan berurutan sesuai rencana kita. Ada banyak situasi di mana kita harus menyesuaikan urutan slide presentasi, misal ketika kita tengah membahas timeline bisnis di slide 9 tiba-tiba audience mengajukan pertanyaan yang membutuhkan kita kembali ke model bisnis di slide 3. Menekan Page-Up 6 kali tampak tidak profesional, untuk loncat ke slide 3 cukup tekan angka 3 lalu enter.

4. “CTRL + S” dalam slideshow mode – menampilkan list slide. Kasusnya masih sama dengan poin di atas, hanya kali ini kita tidak yakin berada di slide urutan berapakah topik model bisnis itu. Jangan cemas, tahan tombol ctrl lalu tekan “S” maka dialog box berisi list judul slide dalam presentasi anda akan muncul. Dari situ kita tinggal pilih slide yang ingin tampilkan.

5. “Ctrl + T” dalam slideshow mode – menampilkan taskbar. Dalam beberapa kesempatan, kita mungkin menyiapkan dokumen lain untuk mendukung presentasi. Untuk mengakses dokumen itu dari slideshow mode kita cukup gunakan shortcut ini untuk memunculkan taskbar, dari situ kita tinggal pilih dokumen lain yang sudah disiapkan.

6. “B” atau “W” dalam slideshow mode – menampilkan blank screen. Kadang kita perlu berhenti sejenak di tengah presentasi untuk lunch break atau untuk menjawab pertanyaan yang tidak terlalu berhubungan dengan presentasi. Tekan tombol “B” untuk menampilkan slide hitam atau “W” untuk slide putih. Tekan tombol B/W sekali lagi untuk kembali pada slide yang kita tayangkan. Trik ini juga sangat berguna untuk mengalihkan fokus audience dari layar kepada pembicara.

Untuk menguasai shortcut Powerpoint yang kita butuhkan hanya komitmen untuk menggunakannya di setiap kesempatan. Awalnya memang akan terasa tidak nyaman dan lambat namun setelah sering digunakan niscaya jemari kita akan mengingat tombol-tombol yang diperlukan untuk mengeksekusi suatu task. Baru saat itu kita akan merasakan manfaatnya; ketika persoalan teknis sudah selesai di ujung jari, pikiran kita bisa fokus pada pesan yang ingin disampaikan.

Seperti sudah disampaikan di awal artikel ini, mempersiapkan presentasi membutuhkan kerja keras. Oleh karena itu simak kembali beberapa artikel terkait presentasi mulai dari menyusun struktur presentasi bisnis, teknik-teknik visualisasi data, dan tips-tips untuk memperbaiki kualitas slide presentasi anda.